Règlement intérieur

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Préambule 

Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l'Association des Radios Communautaires et Associatives du Sénégal (URAC-Sénégal), numéro de récépissé 006254/MINT/DAGAT/DEL/AS. Le siège est à la Liberté 6 Extension en face porte centrale marché baraque, Dakar, Sénégal.  Sa mission est :

Agir pour la reconnaissance, le développement et la pérennisation des radios communautaires.

En vertu de la mission qu’elle s’est fixée, l’association poursuit les objectifs suivants :

  • Regrouper les radios communautaires en vue d’étendre leurs services au plus grand nombre de bénéficiaires.
  • Encourager la démocratisation de la communication.
  • Servir de carrefour d’expressions et de plaidoyer  pour ses membres.
  • Travailler à assurer la viabilité de ses membres.
  • Reconnaitre l’autonomie de ses membres et favoriser leur indépendance.
  • Agir comme représentante de ses membres et favoriser diverses  actions concertées visant à promouvoir leurs intérêts communs auprès  des instances politiques,  administratives et de toute autre instance.
  • Encourager la collaboration entre ses membres sous toutes ses formes.
  • Promouvoir le développement des compétences de ses membres.
  • Développer un partenariat dynamique avec d’autres structures nationales ou internationales ayant les mêmes intérêts.
  • Le présent règlement intérieur est transmis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent.

ARTICLE 1 :     LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION

 DÉFINITION DES MEMBRES DE L’ASSOCIATION

Sont membres, les radios communautaires reconnues par l’Etat du Sénégal qui respectent la charte de l’URAC.

  • CONDITIONS SPÉCIFIQUES

L’association et les radios trouvent leur légitimité dans leur ancrage local et leur caractère représentatif de toutes les composantes de la communauté qu’elles servent.

En référence à la charte des radios communautaires de l’URAC, reflétant les valeurs fondamentales qui soutendent notre existence, les membres doivent répondre aux conditions de la charte.

 Être une radio de développement;

  • Être une radio indépendante;
  • Être une radio laïque;
  • Être une radio citoyenne;
  • Être une radio démocratique;
  • Être une radio culturelle.
  • ADMISSION DES MEMBRES

 

  • Toute demande d’adhésion sera soumise au conseil d’administration de l’association qui prendra une décision selon les critères et conditions spécifiques à remplir pour chaque membre en référence à la charte de la radio communautaire. L’acceptation se fera entériner par la prochaine assemblée générale annuelle.
  • La qualité de membre est acquise après une période probatoire de 1 an durant laquelle il jouit du statut d’observateur.
  • PROCÉDURE DE DEMANDE D’ADHÉSION

Chaque nouvelle radio qui désire devenir membre de l’URAC doit fournir les documents et informations suivants :

  • Demande d’adhésion adressée au Président ;
  • Une grille de programmation de la radio ;
  • Le Récépissé de reconnaissance de l’entité porteuse de la radio ;
  • Liste des membres du Conseil d’Administration (CA) de la radio ou du comité de pilotage ou toute autre instance similaire.
  • Lettre de nomination du chef de la station signée par le Président du CA.
  • Une assignation de fréquence.
  • DROITS DES MEMBRS DE L’ASSOCIATION

 

  • Droit d’assister aux assemblées générales de l’association et d’exercer le droit de vote par le délégué mandaté ;
  • Les membres observateurs n’ont pas le droit de voter la première année ;
  • Droit de profiter des services de base de l’association et d’être informé de toutes les activités.
  • OBLIGATION DES MEMBRES DE L’ASSOCIATION

 

  • Contribuer effectivement à la réalisation des buts de l’association ;
  • Fournir, sur demande de l’URAC, les rapports d’activités, les émissions produites et toutes les informations découlant d’un projet réalisé en collaboration avec l’URAC et un partenaire;
  • Faire preuve de neutralité dans le traitement de l’information et dans le respect de l’éthique et de la déontologie ;
  • S’abstenir de toute position partisane notamment, politique et culturelle pour le respect de la diversité des opinions ;
  • S’acquitter annuellement de sa cotisation de membre, telle que déterminée par l’assemblée générale.
  • DEMISSION DES MEMBRES DE L’ASSOCIATION
  1. Tout membre peut démissionner en envoyant une lettre signée par le président du CA ou toute autre instance similaire de la radio et adressée au président de l’URAC qui en informera immédiatement le bureau exécutif.
    • Un avis de réception devra alors être émis par l’URAC. Cette démission prend effet dès que le membre reçoit son accusé de réception. En cas de démission aucun remboursement de cotisation n’est accordé.
  • EXCLUSION DES MEMBRES DE L’ASSOCIATION
  • L’assemblée générale peut exclure un membre ne remplissant plus les critères d’admissibilité ;
  • Tout membre qui ne respecte pas l’article 1.6.3 et 1.6.4 est suspendu par le BE pendant une période déterminée, après avis du CA de l’URAC ;
  • La qualité de membre se perd si les deux tiers (2/3) des membres présents réunis en assemblée générale votent en ce sens, pourvu qu’il ait été donné à ce membre une occasion d’être entendu par l’assemblée.
  • Tout membre qui ne s’acquitte pas de la cotisation annuelle est suspendu, perd son droit de vote et les services. Sa réintégration est conditionnelle au paiement de la cotisation en souffrance ;
  • Une absence à plus de deux assemblées générales annuelles consécutives, sans motifs valables, peut entrainer une expulsion de ce membre de l’association par l’assemblée générale.

ARTICLE  2  ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT

 

  • DISPOSITIONS GÉNÉRALES
    • L’assemblée générale des membres est l’instance de décision souveraine de l’association ;
    • Chaque membre régulier a droit à un délégué officiel exerçant le droit de vote ;
    • Les délégués officiels forment l’AG annuelle de bilan ou de renouvellement.
  • ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
  • L’assemblée générale annuelle de l’association aura lieu à la date et le lieu que le conseil d’administration  fixera  chaque année ;
  • L’avis de convocation et les documents d’accompagnement doivent être envoyés par courrier physique ou électronique et au besoin par téléphone contenant suffisamment de renseignements permettant aux membres de formuler un jugement éclairé. La convocation doit mentionner  la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
  • L’avis de convocation doit être envoyé à chaque membre votant au moins 15 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale ;
  • Le secrétariat général de l’URAC vérifiera, par téléphone ou par tout autre moyen de communication, la réception de l’avis de convocation de la tenue de l’assemblée générale afin de bien s’assurer de la présence des membres ;
  • L’ordre du jour de l’assemblée Générale doit comporter, entre autres, l’approbation des rapports annuels, des états financiers de l’association et l’étude de toute question soumise et jugée utile par le conseil d’administration.
  • attrIbutions de l’assemblée générale
  • Adopter les modifications aux Statuts de l’Association;
  • Approuver les orientations, les priorités et les perspectives d’action;
  • Approuver ou rejeter les modifications au Règlement intérieur;
  • Élire les membres du conseil d’administration;
  • Élire, au sein du conseil d’administration, les membres du Bureau Exécutif;
  • Procéder à l’élection de trois commissaires au compte;
  • Recevoir et adopter le rapport d’activités;
  • Recevoir et adopter les états financiers annuels;
  • Recevoir et adopter le rapport de la vérification, le cas échéant;
  • Recevoir tout autre renseignement relatif à la situation financière;
  • Entériner les nouvelles adhésions, les démissions et les exclusions;
  • Soulever toute question d’intérêt pour les membres.

 

  • ASSEMBLEE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
  • Sur décision du conseil d’administration ou à la demande des 2 / 3 des membres à jour de leurs cotisations, le président doit convoquer une assemblée générale extraordinaire ;
  • Seuls les points soulevés à l’ordre du jour joint à la convocation y sont discutés ;
  • À la demande du président, l’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire est envoyé par écrit par le secrétaire général de l’association incluant l’ordre du jour, au moins quinze jours avant la date de l’assemblée ;
  • En cas d’urgence, la convocation et l’ordre du jour peuvent être transmis verbalement, par internet ou par télécopieur, pour se conformer au délai mais devront être confirmés  aussitôt par une convocation écrite incluant l’ordre du jour.
  • QUORUM ET VOTE
  • La moitié plus un des membres en règle constituent le quorum des assemblées générales ;
  • Les deux tiers (2/3) des membres en règle constituent le quorum des assemblées générales extraordinaires ;
  • Chaque membre régulier ne peut être détenteur que d’une procuration, et le membre qui donne procuration doit être à jour de ses cotisations ;
  • Le vote est secret sous réserve de toute autre disposition de la loi ou des présents règlements ;
  • Les questions soumises sont décidées à la majorité qualifiée des voix.

ARTICLE 3 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

    • MANDAT ET ÉLIGIBILITÉ

 

Le conseil d’administration est l’instance qui veille sur les orientations, les décisions prises par l’AG et s’assure de l’atteinte des objectifs de l’association dans le respect de sa mission en prenant les décisions administratives. Il détermine les priorités d’actions annuelles et assure les représentations appropriées pour l’URAC.

Ces décisions touchent directement la définition et la supervision des opérations pour réaliser la mission de l’URAC et les orientations de l’assemblée générale. Il a les pouvoirs les plus étendus pour assurer la gestion courante de l’association en toutes circonstances. Le conseil d’administration est habilité à autoriser tous les actes qui ne sont pas réservés à l’assemblée générale. Lors des réunions, le C. A. doit être informé pour analyser, débattre et prendre des décisions en fonction des intérêts de l’URAC, en cohérence avec sa mission et ses valeurs.

Les affaires de l’association sont administrées par un conseil d’administration composé de 20% des Représentants des Radios au sein de l’URAC, élus lors de l’assemblée générale de renouvellement. Le nombre sera toujours impair. Tout membre du conseil d’administration doit être  membre en règle.

 

  • La durée du mandat pour tous les administrateurs de l’association est de trois ans, renouvelable ;
  • Le conseil est composé au moins à 1/3 de femmes ;
  • En cas de vacance de poste au sein du conseil d’administration constatée par démission, décès ou exclusion le membre peut être remplacé par un autre coopté par le conseil d’administration jusqu’à la prochaine assemblée générale ;
  • Les administrateurs de l’association entrent en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle ils ou elles ont été élu(e)s ;
  • Un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétariat de l’association ;
  • Si un administrateur est reconnu coupable d’un délit lié à ses fonctions, une résolution à lui retirer sa charge est adoptée avec 2/3 des membres réguliers présents à une assemblée extraordinaire des membres.

 

  • POUVOIRS ET DEVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
  • Droit de consulter tous les livres et registres de la corporation;
  • Droit de démissionner;
  • Vote le budget et assure son suivi ;
  • Administrer les affaires courantes de l’association;
  • Combler les postes vacants au sein du C. A.;
  • Préparer et convoquer les assemblées générales (annuelles ou extraordinaires);
  • Présenter un rapport d’activités et financier à l’assemblée générale annuelle;
  • Assurer le suivi des transactions financières et des contrats;
  • Recruter et évaluer le personnel;
  • Proposer l’adoption, la modification et l’abrogation des statuts et du règlement intérieur;
  • Préparer les prévisions budgétaires et les états financiers et en assurer le suivi;
  • Former les groupes de travail et se prononcer sur leurs recommandations;
  • Décider des mandats et prises de position sur les questions d’intérêt général;
  • Déterminer les politiques et les règles de régie internes;
  • RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’ASSOCIATON
  • Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an et aussi souvent qu’il le juge nécessaire ;
  • Les réunions du conseil d’administration sont convoquées soit par son Président soit sur demande des 2/3 des administrateurs ;
  • L’avis de convocation et l’ordre du jour d’une réunion du conseil d’administration doivent être envoyés dans un délai de 7 jours francs ;
  • Le quorum est constitué de la moitié plus un ;
  • Toutes les questions soumises sont décidées par résolution à la majorité des voix des administrateurs, chaque administrateur y compris le président, ayant droit à une seule voix ;
  • Un procès-verbal de chaque réunion est produit. Il doit refléter la réalité et être signé par le secrétaire général et/ou le président. Il doit faire mention des présences, des absences et des personnes invitées et être adopté à la prochaine réunion.
  • ÉLECTION ET MANDAT DU BUREAU EXÉCUTIF

L’assemblée générale élit les membres du Bureau Exécutif au sein des membres du Conseil d’Administration. Leur mandat est effectif à compter de leur date d’élection.

Le BE exerce les pouvoirs du conseil d'administration délégués par règlement et sujet aux restrictions contenues dans ce règlement. La durée des mandats de ses membres suit l’entrée en vigueur des postes au CA. Les membres sont remplacés selon leur renouvellement.

 

  • COMPOSITION DU BUREAU EXÉCUTIF

Le bureau exécutif est composé au 1/3 de femmes  au moins et comprend un président, un vice-président, un secrétaire général, son adjoint et un trésorier.

 

  • FONCTIONNEMENT DU BUREAU EXÉCUTIF

 

  • L’avis de convocation d’une réunion du bureau exécutif doit être envoyé dans un délai de 7 jours ;
  • Le bureau exécutif doit soumettre au conseil d’administration tout le travail effectué entre deux réunions ;
  • Les réunions du bureau exécutif peuvent se tenir physiquement ou par tout autre moyen électronique permettant aux dirigeants d’être en communication directe simultanée ;
  • Le bureau exécutif se réunit au moins une fois par mois.

 

  • FONCTION DES DIRIGEANTS DU BUREAU EXÉCUTIF

 

  • LE PRÉSIDENT
    • Il est la personne morale de l’association, il préside toutes  les réunions du bureau et du conseil d’administration, à moins que le conseil d’administration n’en décide autrement ;
    • Il impulse et contrôle l’exécution des décisions ;
    • Il co-signe tous les documents requérant sa signature ;
    • Il ordonne les dépenses de l’association et cosigne les comptes ;
    • Il remplit tous les devoirs inhérents à sa fonction et exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration ;
    • Il est le porte-parole officiel de l’URAC ou en désigne un autre membre du bureau ou du conseil d’administration ;
    • Seul le conseil d’administration par son président ou, à défaut un administrateur peut faire des représentations ou déclaration au nom de l’association.
  • LE VICE PRÉSIDENT
    • Il supplée le Président dans toutes les tâches ;
    • Il le remplace en cas d’absence, d’incapacité, de démission, de radiation ou de décès.
    • IL veille au bon déroulement des groupes de travail thématique. Il assure le suivi régulier des travaux des groupes et facilite les communications avec le Bureau Exécutif.
  • LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL
  • Il établit les procès-verbaux des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration  et du bureau exécutif ;
  • Il élabore et présente les rapports d’activités ;
  • Il remplit toute autre fonction qui lui est attribuée par le président ou le conseil d’administration ;
  • Il a la garde du registre officiel des archives et du sceau de l’association.
  • LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL ADJOINT
    • Il supplée le Secrétaire Général dans toutes les tâches.
    • Il le remplace en cas d’absence, d’incapacité, de démission, de radiation ou de décès.
  • LE TRÉSORIER
  • Il a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité et du;
  • Il dépose dans une institution financière choisie par le conseil d’administration les fonds de l’association ;
  • Il tient un relevé des recettes et dépenses de l’association  dans un ou des livres  appropriés  à cette fin ;
  • Il présente les états financiers de l’association à l’assemblée générale des membres ;
  • Il est co-signataire des comptes de l’association.
  • Il gère le patrimoine de l’association

  

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINANCIÈRES

    • POUVOIRS BANCAIRES

 Tous les documents bancaires de l’association sont signés par le président et le trésorier.

Les excédents budgétaires peuvent être affectés aux membres sous certaines conditions déterminées par le CA.

 

  • DROIT DE REGARD

 

Tout membre  qui en fait la demande peut consulter les livres de comptabilité sur place et à ses frais.

Les livres et états financiers de l’association doivent  être vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier par un cabinet comptable.

 

  • SIGNATURES

 

Les contrats, documents ou tout autre acte exigeant la signature de l’association sont signés par le Président et engagent l’association.

Le sceau de l’association peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par le Président ou toute autre personne mandatée par le Président.

 

  • PROCÉDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES

 

L’ensemble des procédures administratives et de gestion comptable sont décrites dans le manuel de procédures.

 

ARTICLE 5 : ORGANISATION DU TRAVAIL

    • LES GROUPES DE TRAVAIL

Le conseil d’administration peut former des groupes de travail thématiques pour faciliter la prise de décision et la mise en œuvre de certaines questions ou la réalisation de démarches issues du plan de développement stratégique et autres sujets d’urgence soumis par le CA ou le BE.

  • Composition ET RÔLES

Ces groupes sont formés de personnes ayant une expertise particulière ou du temps à consacrer à la réflexion sur de thèmes provenant du plan de développement stratégique de l’URAC. Les membres des comités ne sont pas nécessairement issus du conseil d’administration, mais au moins une personne administratrice doit en faire partie afin d’assurer le lien, et présenter les recommandations et avancements au C. A.

Les groupes ne sont figés ni dans les thématiques ni dans leur composition.

La mission principale de ces groupes est de conduire une réflexion sur des thèmes identifiés.

En évaluant les opportunités, les différentes politiques sectorielles et en approfondissant les connaissances sur ces thèmes, les groupes visent à proposer des pistes de développement des compétences bénéfiques à l’Association.

Ces groupes travaillent dans une approche participative et contribuent à l’atteinte des objectifs du plan d’action stratégique de l’URAC. Les résultats des travaux des groupes, validés par le CA, constituent un matériel riche en développement des connaissances et en validation des opportunités.

  • Fonctionnement DES groupes de travail

Les groupes se rencontrent sur la base des besoins identifiés pour l’atteinte des résultats escomptés.

Les groupes possèdent une feuille de route qui permet un suivi des avancements des réflexions et résultats obtenus et toute production est conservée au profit du développement des compétences de l’URAC. Un compte-rendu est produit à chaque rencontre de groupe et constitue un outil de communication privilégié de transfert des connaissances au CA de l’URAC.

  • INDEMNISATIONS ET ENTENTES CONTRACTUELLES

Les participants aux groupes de travail qui sont membres du CA participent dans le cadre de leurs fonctions administratives. Leur contribution au groupe est donc gratuite et ne donne lieu à aucune rémunération autre que les indemnités de présence qui sont :

  • le remboursement des frais de transport,
  • des frais de séjour et
  • des frais connexes à la mise en œuvre d’activités approuvées.

Tout membre du CA peut être mandaté et rémunéré pour accomplir des travaux spécifiques d’études plus poussées, dont l’intérêt est justifié et pour lesquels il dispose d’une compétence de premier ordre.

Dans ce cas, ces travaux peuvent faire l’objet d’un contrat de service en bonne et due forme autorisé par résolution du CA. Toutefois, si un tel contrat est convenu avec un membre du CA, son droit de vote est suspendu durant toute la période où il perçoit des honoraires.

Les participants d’un groupe de travail non membres du CA, membres de l’URAC ou consultants externes sont indemnisés sur les mêmes bases énumérées précédemment. Des ententes contractuelles sont également possibles sur autorisation par résolution du CA.

 

ARTICLE 7 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

 7.1       AMENDEMENTS

Tout membre régulier peut soumettre par écrit des propositions de changements aux statuts et règlements en les soumettant par écrit au secrétaire général de l’association 30 jours francs avant l’assemblée générale.

Le conseil d’administration de l’URAC peut proposer aux membres, dans un délai de 15 jours  avant l’assemblée générale des modifications des statuts et règlements.

Le texte des amendements proposé aux statuts et règlement doit parvenir aux membres en règle 15  jours francs  avant l’assemblée générale.

Les amendements et les modifications doivent être adoptés  aux 2/3  des membres présents à l’assemblée générale.

7.2       DISSOLUTION

L’assemblée générale extraordinaire appelée à se prononcer sur la dissolution de l’association est convoquée à cet effet  dans les conditions prévues par les textes. En cas de dissolution, l’A G extraordinaire désigne un ou plusieurs commissaires aux comptes chargés de la liquidation de l’association. Elle attribue  l’actif net à une ou plusieurs associations poursuivant les mêmes buts

La décision de dissolution est portée à la connaissance des pouvoirs publics dans les délais impartis  par la loi.

                                                      RÉSOLUTION AG 2018-08-07

Attendu de l’importance de doter l’URAC d’un Règlement Intérieur reflétant la dynamique de développement organisationnel ;

Attendu que le règlement Intérieur doit respecter les Statuts de l’Association ;

Attendu que lors du CA du 30 juin 2018, le Conseil d’administration a reçu la proposition de modifications du Règlement intérieur du Collectif des Radios membres de l’URAC de la Zone de Kolda et a jugé nécessaire de renvoyer la question à l’assemblée prochaine souveraine;

Attendu que le bureau exécutif de l’URAC a, par la suite reçu la proposition de révision du Règlement intérieur de Monsieur Boubacar Khalil NDIAYE de la radio Sine FM  membre de l’AG  et celle de Monsieur Serigne CISSE de la radio Aida FM de Linguère membre du CA ;

Attendu que le bureau exécutif a entériné et proposé à l’AG les modifications ;

Attendu que toutes les propositions de modifications ont été présentées en Assemblée générale du 07 aout 2018 par Madame Beddy MBOW;

Par conséquent, les propositions de modifications du Règlement intérieur de l’URAC, acceptées et adoptées à l’unanimité.

Fait à  Dakar, le 13 aout 2018

LE PRESIDENT Talla DIENG

Le Secrétaire de séance Serigne CISSE